Receptionist

Omschrijving / Technische Context / Business Context

Deze internationale organisatie is een wereldleider in materiaaltechnologie en recyclage, met hoofdzetel in België. Ze richt zich op materialen voor schone mobiliteit, geavanceerde materiaaloplossingen en circulaire technologieën. Met diepgaande expertise in materiaalkunde, chemie en metallurgie ontwikkelt de onderneming duurzame en hoogwaardige oplossingen.

Afdelingsomschrijving en Verantwoordelijkheden

De afdeling Receptie & Secretariaat zorgt voor een professioneel en veilig onthaal van alle bezoekers, klanten en externe stakeholders die het centrale gebouw en de site betreden. Het team werkt nauw samen met Internal Security, het site management en administratieve ondersteuningsdiensten om een vlotte en veilige werking te garanderen.

Projectomschrijving

Deze opdracht ondersteunt de dagelijkse werking van de hoofdreceptie in het centrale gebouw in Hoboken. De receptionist(e) zorgt voor een efficiënt bezoekersbeheer, professioneel telefoonverkeer en naleving van de toegangsprocedures van de site.

Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden

·       Fungeren als eerste aanspreekpunt voor alle bezoekers en klanten die het centrale gebouw en de industriële site betreden (grote volumes, inclusief groepen van 50 tot 100 personen).

·       Beheren van alle inkomende en uitgaande telefoongesprekken binnen de organisatie.

·       Aanmaken van bezoekersbadges, toekennen van toegangsrechten, registreren van bezoekers en deactiveren van badges aan het einde van de dag.

·       Reserveren van taxi’s voor medewerkers en bezoekers.

·       Uitvoeren van receptiegerelateerde administratieve taken, zoals:

o   Verzenden van correspondentie vanuit Internal Security of andere afdelingen.

o   Beheren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) voor bezoekers.

o   Beheren van sleutels van bedrijfsvoertuigen.

·       Zorgen voor een vlotte samenwerking met de teams van Internal Security en het Secretariaat.

·       Occasioneel ondersteuning bieden bij avondactiviteiten (uitzonderlijk).

Technische Profielvereist

·       Minimaal een diploma Hoger Secundair Onderwijs (Onthaal/Public Relations) of gelijkwaardig door ervaring.

·       Minstens 5 jaar relevante ervaring in een grote organisatie; ervaring op een industriële site is een sterke troef.

·       Ervaring met bezoekersregistratie- en badgesystemen is een pluspunt (bijv. Onyx One of gelijkaardig).

·       Sterke vaardigheden in MS Office en Microsoft Teams (ook gebruikt voor telefonie).

·       Kennis van SharePoint is een troef.

Niet-Technische Profielvereisten

·       Klantgericht, beleefd en professioneel voorkomen.

·       Stressbestendig en communicatief sterk.

·       Discreet, betrouwbaar en zelfstandig.

·       Nauwkeurig, proactief en in staat initiatief te nemen.

·       Flexibele ingesteldheid (af en toe latere uren bij evenementen).

Talenkennis

·       Nederlands: vloeiend

·       Engels: vloeiend

·       Frans: goed

·       Duits: sterke troef

Locatie

·       On-site in Hoboken.

Werkuren

·       07:30 – 16:15

·       Lunchpauze: 12:15 – 13:00

·       8-urige werkdag.

Contract

·       Mogelijkheid tot 80% of 100% tewerkstelling (FTE).

·       Bij een 80%-tewerkstelling is een uitbreiding naar 100% na enkele maanden mogelijk.

·       Verplichte aanwezigheid op maandag, dinsdag en woensdag.

·       Donderdag of vrijdag als vaste vrije dag (in overleg met de klant).

·       Sporadische ondersteuning bij avondactiviteiten (uitzonderlijk)